شرح وظایف
- برگزاری کلیه مناقصات و مزایدات دانشگاه شیراز
- اخذ استعلام، بررسی و تأیید قیمت‌های مواد مصرفی و تجهیزات که از طرف واحدها خریداری می‌گردد
- ثبت و سفارش کلیه خریدهای ارزی و ریالی تجهیزات و پایگاه‌های اطلاعاتی و نشریات علمی و انجام امور گمرکی و ترخیص کالا
- انعقاد کلیه قراردادهای دانشگاه از جمله نیروی خدماتی، فضای سبز، تأسیسات، صحافی، چاپ و تکثیر و نقلیه سبک و سنگین، آسانسور و طبخ و توزیع و ...
- نظارت بر کار شرکتهای خدماتی طرف قرارداد با دانشگاه
- خرید کلی لوازم مصرفی و اموالی و تجهیزات دانشگاه
- ساماندهی و نصب سامانه‌های اعلام حریق، اطفای حریق و ضدسرقت و سیستمهای مداربسته و گیت‌های کتابخانه‌ای و آموزش لازم به افراد جهت رعایت اصول ایمنی و حفاظتی
- ایجاد بانک‌های اطلاعاتی قراردادها و شرکتهای طرف قرارداد با دانشگاه
- واگذاری و اجاره مکان‌ها و غرفه‌های موجود در واحدهای دانشگاه
- ارائه سرویس‌های ایّاب و ذهاب دانشجویی، اردوهای علمی ـ تحقیقاتی و فرهنگی و سرویس‌های روزمره اداری کلیه واحدها
- تعمیر و نگهداری کلیه وسایل نقلیه دانشگاه و انجام کلیه کارهای مربوطه ازقبیل بیمه، عوارض سالیانه و ...
- ثبت رایانه‌ای انبارهای دانشگاه و نظارت بر کلیه ورود و خروج کالا از انبارهای دانشگاه
- بازدید روزانه و مستمر از کلیه قسمتهای ساختمان مرکزی و محوطه ها و معابر پردیس ارم و نظارت بر پاکسازی، نظافت، جمع آوری و حمل زباله به محل های تعیین شده جهت انتقال به موقع به خارج از دانشگاه.
- نظارت بر جمع آوری و خروج ضایعات ساختمانی از محوطه پردیس و تخلیه در سایت شهرداری با هماهنگی مدیریت طرحهای عمرانی.
- اجرای دستورالعمل های دانشگاه (خصوصا پدافند غیر عامل و...)
- پیگیری و اجرای مصوبات شورای پردیس ارم.
- مدیریت حوادث غیر مترقبه مجموعه پردیس ارم.
- نظارت بر بهداشت عمومی، تنظیفات، توسعه و اصلاح کانال ها و مجاری فاضلاب پردیس ارم با هماهنگی سازمانهای مربوطه مانند اداره بهداشت، سازمان محیط زیست شهرداری
- ساماندهی و صدور مجوز تبلیغات محیط پردیس ارم مانند برگزاری نمایشگاه، نصب بنر و بیلبوردهای تبلیغاتی و غیره.
- ساماندهی حمل و نقل، پارکینگ و امور ترافیکی پردیس ارم.
- ساماندهی و نظارت بر امور روشنایی پردیس ارم.
- همکاری در توسعه و احداث فضای سبز پردیس ارم.
- نظارت بر عملکرد و سرپرستی نیروهای خدماتی ساختمان مرکزی.
- نظارت بر جمع آوری مواد قابل بازیافت در محوطه و ساختمان های موجود در پردیس ارم.
- پیگیری طراحی، تهیه و نصب تابلوها و علائم هشدار دهنده راهنمایی رانندگی در پردیس ارم.
- طراحی و تهیه و نصب تابلوهای راهتمای طبقات و اتاقها و بروزرسانی و تغییرات لازمه.
- مدیریت و برنامه ریزی جهت فضاها و اتاقهای ساختمان مدیریت و ارائه راهکار های لازم جهت استفاده بهینه.
- شناسایی و جمع آوری اموال مستعمل اداری جهت تعمیر استفاده بهینه با همکاری اداره اموال.
- سم پاشی و ضدعفونی ساختمان مرکزی و نگهداری جهت دفع جانوران موذی
- شرح وظایف
شرح وظایف اداره خدمات عمومی و ایمنی: - تشکیل پرونده و ثبت اطلاعات نیروهای پیمانکاری (شرکتی) در سامانه سوفا و کنترل تردد و مرخصی های استحقاقی، استعلاجی و تعیین محل کار و جمع آوری ماهانه کارکرد این نیروها از سطح دانشگاه و ارائه به پیمانکار جهت تهیه لیست حقوق ماهیانه.
- پیگیری امور پرسنلی و رفاهی کارکنان مدیریت امور عمومی و پشتیبانی مانند (ارزشیابی سالانه، دوره های آموزشی، انجام مکاتبات اداری ایشان، بیمه، وام، اضافه کاری و...) برابر مقررات دانشگاه شیراز.
- پیگیری و نظارت بر امور: تهیه لباس فرم کارکنان شرکتی، نظافت و بهداشت محیط کار، اقلام مورد نیاز آبدارخانه، پذیرایی کارکنان و جلسات، جا به جایی و حمل وسایل و تجهیزات اداری، تهیه و تأمین اقلام بهداشتی حفاظت فردی مورد نیاز کارکنان دانشگاه.
- نظارت بر قراردادهای تأمین نیرو، سرویس و نگهداری خاموش کننده های آتش نشانی و تعمیر و نگهداری سیستم های اعلام حریق و حفاظتی دانشگاه و کنترل صورت وضعیت ماهانه پیمانکاران.
- تأمین و نگهداری تجهیزات ایمنی عمومی اماکن دانشگاه مانند سیلندرهای خاموش کننده آتش نشانی، سیستمهای اعلام حریق و حفاظتی در سطح دانشگاه.
- همکاری و مشارکت در تأمین نیروی روز مزد مورد نیاز برگزاری جلسات، آزمون های عمومی، نشست ها و همایش ها و امور متنابعه دیگر واحدهای دانشگاه.
- انجام کار سنجی نیاز به نیروی خدماتی در سطح دانشگاه و بهینه سازی امور تنظیفات با آموزش نیروها و مکانیزاسیون و انجام امور پرسنلی و رفاهی نیروهای شرکتی و حل اختلاف کاری ایشان در سطح دانشگاه.
- خریداری سالانه بیمه نامه های مسئولیت مدنی آسانسورها، مسئولیت مدنی کارکنان، بیمه نامه آتش سوزی و انفجار، بیمه نامه خودروهای دانشگاه شیراز.
- نظارت و تأمین سوخت خودروهای پلاک دولتی، پرداخت عوارض سالانه آنها، نظارت بر خدمات پیک موتوری در سطح دانشگاه شیراز.
- پیگیری امور کمیسیون ماده 2 اداره دارایی در خصوص فرایندهای خرید، شماره گذاری و اسقاط خودروهای فرسوده دانشگاه.
- نظارت و پیگیری اقدامات اصلاحی در جهت بهبود شرایط ایمن محیط کار دانشگاه.
- شناسایی عوامل حادثه ساز و خطرآفرین در محیط کار و برنامه ریزی در جهت کنترل و کاهش این عوامل.
- نیاز سنجی و برنامه ریزی جهت استقرار استانداردها و دستورالعمل های ایمنی محیط کار جهت حفاظت از جان کارکنان و اموال دانشگاه.
- شرح وظایف اداره تدارکات و کارپردازی:
- انجام امور خرید، فروش و امور کارپردازی واحدهای مرکزی دانشگاه طبق قوانین و مقررات جاری
- نظارت و کنترل خریدهای واحدهای غیر مرکزی در مواردی چون قیمت، کیفیت، کمیت، رعایت اصول و آئین نامه های خرید و غیره و اخذ استعلام های مقایسه ای در صورت نیاز، همچنین کنترل مجوزهای لازم برای خریدهای خاص مانند اسپیلت، لپ تاپ، تبلت، هیتر و غیره.
- اخذ استعلام های مقایسه ای و کشف کمترین قیمت مناسب.
- ارجاع و تقسیم کار بین کارپردازان و پیگیری امور ارجاعی.
- نظارت مستمر بر امور کارپردازان و ایجاد هماهنگی در ارتقای بهره وری، آموزش روشهای نوین خرید و غیره.
- هماهنگی با مسئولین حسابداری واحدها از نظر عدم ایجاد تعهد بدون پشتوانه اعتباری و مالی و نظارت بر اجرای
- بخشنامه های مربوط به خریدهای دولتی توسط کارپردازان واحدهای غیر مرکزی.
- مدیریت خرید بهره وری و کاهش هدر رفت اعتبارات.
- شناسایی، بهبود و توسعهی سیاست ها و روش های خرید جهت کشف کمترین قیمت مناسب در کوتاه ترین زمان مانند نیل به خریدهای الکترونیکی و همچنین اتوماسیونی کردن کلیه مراحل خرید از زمان سفارش تا تحویل از انبار.
- تهیه بانک اطلاعات فروشندگان و تأمین کنندگان کالا و خدمات و همچنین شناسایی فروشندگان و شرکتهای توانمند و غیر توانمند یا دارای سوابق همکاری نامطلوب با دانشگاه و معرفی به دیگر واحدها.
- نظارت بر تکمیل اسناد مربوط به خرید مطابق با آئین نامه های مالی معاملاتی دانشگاه و دیگر دستورالعمل های دولتی.
- ایجاد بستر مناسب و فراهم نمودن فرصت یکسان برای فروشندگان و شرکتهای تأمین کالا یا خدمات.
- اهتمام جهت شناسایی کالای ایرانی و نیل به خرید این کالاها به منظور حمایت از تولیدکنندگان داخلی خصوصا استانی.
- شناسایی و جمع آوری تجهیزات مستعمل و اسقاطی از سطح دانشگاه جهت برگزاری مزایده یا تعمیر جهت استفاده مجدد.
- پیش بینی نیاز اموال مصرفی و اموال واحدهای مرکزی در طول سال و بر اساس اعتبارات تخصیص یافته، خرید و امور انبارداری اقلام خریداری شده.
- انجام انبارگردانی سالانه، فصلی و موردی کلیه انبارهای دانشگاه.
- انجام و نظارت بر امور اتوماسیون فعلی انبار جهت ثبت دقیق ورود و خروج کالا از انبارها و گزارش گیری، همچنین تغییر و بهینه سازی اتوماسیون انبار و ارتباط آن با اتوماسیون خرید به منظور یکپارچه سازی مراحل خرید از ابتدا تا مرحله تحویل از انبار.
- محاسبه، دریافت، وصول چک ها و ضمانات و دیگر موارد مالی مربوط به اماکن استیجاری دانشگاه.
- انجام امور مربوط به سفارشات ارزی (خارجی) مانند گشایش اعتبار اسنادی، حواله جات، امور گمرک و ترخیص کالا و غیره.
- شرح وظایف اداره برون سپاری و قراردادهای بخش خصوصی:
- تهیه و تنظیم قراردادهای یکسان با فرمت استاندارد و اخذ تأییدیه های مدیریت امور حقوقی.
- ایجاد هماهنگی و وحدت رویه بین طرفین قرارداد و همچنین امضاءکنندگان داخلی دانشگاه.
- تهیه و تنظیم بانک اطلاعاتی قراردادها و اتوماسیونی کردن روند تنظیم و امضای قراردادها به منظور تسهیل و همچنین دسترسی سریع به اطلاعات قراردادها و ارائه گزارش.
- تهیه و تدوین شاخص های کنترل و ارزیابی عملکرد قراردادهای منعقده دانشگاه با پیمانکاران.
- تهیه متن انواع آگهی مناقصات، مزایدات، فراخوان ارزیابی و غیره و درج اگهی های چاپی از طریق مدیریت روابط عمومی.
- درج اطلاعات قراردادها و مناقصات در سامانه های مختلف مانند بازرسی و غیره.
- درج آگهی و فراخوان و انجام معاملات عمده در سامانه ستاد، اعلام برنده و درج قرارداد مربوطه و دیگر مراحل تا انتها در سامانه مذکور.
- تجزیه و تحلیل داده ها و استفاده از ابزار کارشناسی جهت کشف قیمت پایه خدمات و کالا و یا برآورد مالی جهت درج اسناد در سامانه مذکور.
- تهیه اسناد مناقصات یا مزایدات و انجام هماهنگی با مناقصه گران و اعضای کمیته فنی بازرگانی جهت برگزاری مناقصه عمومی، مزایده و ترک تشریفات و امور مشابه.
- تهیه چک لیست کنترل کلیه اسناد مناقصه، مزایده، توزیع و جمع آوری اسناد و تشکیل جلسات توجیهی تنظیم اسناد، پیش از مناقصه.
- هماهنگی و برگزاری جلسات کمیته فنی بازرگانی جهت ارزیابی کیفی مناقصه گران، ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادات، تشکیل جلسات کمیسیون معاملات و تعیین برنده برابر آئین نامه مالی معاملاتی دانشگاه، تنظیم و اخذ امضای صورتجلسات مربوطه.
- معرفی کتبی برندگان به مدیریت حراست قبل از انعقاد قرارداد.
- اخذ و کنترل مدارک ثبتی شرکت جهت درج در قرارداد، بررسی صحت امضاهای صاحبان امضاء قرارداد.
- وصول، عودت، ابطال، تمدید و یا به اجرا گذاشتن تضامین مختلف مانند ضمانت شرکت در مناقصه، پیش پرداخت، حسن انجام قرارداد و غیره.
- تهیه و تنظیم و یا بررسی نامه دلائل توجیهی واحد متقاضی جهت انجام ترک تشریفات مناقصه، تشکیل جلسات و تنظیم و اخذ امضاهای صورتجلسه مربوطه.
- مدیریت و اصلاح فرآیندهای مناقصات و مزایدات بر اساس قوانین و مقررات مربوطه جهت افزایش دقت، سرعت و شناسایی هر چه بیشتر پیمانکاران و شرکتهای ذی صلاح و واجد شرایط.
- شرح وظایف اداره خدمات شهری:
- ارائه سرویس‌های ایّاب و ذهاب دانشجویی، اردوهای علمی ـ تحقیقاتی و فرهنگی و سرویس‌های روزمره اداری کلیه واحدها
- تعمیر و نگهداری کلیه وسایل نقلیه دانشگاه
- بازدید روزانه و مستمر از کلیه قسمتهای ساختمان مرکزی و محوطه ها و معابر پردیس ارم و نظارت بر پاکسازی، نظافت، جمع آوری و حمل زباله به محل های تعیین شده جهت انتقال به موقع به خارج از دانشگاه.
- نظارت بر جمع آوری و خروج ضایعات ساختمانی از محوطه پردیس و تخلیه در سایت شهرداری با هماهنگی مدیریت طرحهای عمرانی.
- اجرای دستورالعمل های دانشگاه (خصوصا پدافند غیر عامل و...)
- پیگیری و اجرای مصوبات شورای پردیس ارم.
- مدیریت حوادث غیر مترقبه مجموعه پردیس ارم.
- نظارت بر بهداشت عمومی، تنظیفات، توسعه و اصلاح کانال ها و مجاری فاضلاب پردیس ارم با هماهنگی سازمانهای مربوطه مانند اداره بهداشت، سازمان محیط زیست شهرداری
- ساماندهی و صدور مجوز تبلیغات محیط پردیس ارم مانند برگزاری نمایشگاه، نصب بنر و بیلبوردهای تبلیغاتی و غیره.
- ساماندهی حمل و نقل، پارکینگ و امور ترافیکی پردیس ارم.
- ساماندهی و نظارت بر امور روشنایی پردیس ارم.
- همکاری در توسعه و احداث فضای سبز پردیس ارم.
- نظارت بر عملکرد و سرپرستی نیروهای خدماتی ساختمان مرکزی.
- نظارت بر جمع آوری مواد قابل بازیافت در محوطه و ساختمان های موجود در پردیس ارم.
- پیگیری طراحی، تهیه و نصب تابلوها و علائم هشدار دهنده راهنمایی رانندگی در پردیس ارم.
- طراحی و تهیه و نصب تابلوهای راهتمای طبقات و اتاقها و بروزرسانی و تغییرات لازمه.
- مدیریت و برنامه ریزی جهت فضاها و اتاقهای ساختمان مدیریت و ارائه راهکار های لازم جهت استفاده بهینه.
- شناسایی و جمع آوری اموال مستعمل اداری جهت تعمیر استفاده بهینه با همکاری اداره اموال.
- سم پاشی و ضدعفونی ساختمان مرکزی و نگهداری جهت دفع جانوران موذی و جمع آوری سگ ها و گربه های ولگرد در محوطه پردیس ارم.
- ارتباط مستمر با رؤسای امور اداری واحدهای دانشگاهی جهت همکاری، همفکری، ارائه راهکار و ایجاد وحدت رویه در خصوص موارد فوق در واحدهای پراکنده.